PRIJAVA

V roku 60 dni po opravljeni oz. realizirani mobilnosti mora udeleženec mobilnosti:

1. Izpolniti spletni vprašalnik, ki ga po končani mobilnosti prejme na svoj elektronski naslov iz poročevalskega sistema »Beneficiary Module – BM«. Od udeležencev, ki ne oddajo poročila, lahko UM zahteva, da deloma ali v celoti vrnejo prejeto dotacijo programa Erasmus+.
2. Na naslov: Univerza v Mariboru, Služba za mednarodno sodelovanje in programe mobilnosti, Slomškov trg 15, 2000 Maribor, po pošti poslati naslednje dokumente:

• originalno Potrdilo institucije  gostiteljice  o  trajanju  in  vsebini  mobilnosti  izključno  na predpisanem obrazcu Letter of Confirmation for Erasmus+ Mobility (ki je sestavni del razpisa), skladno z namenom (tipom) mobilnosti Priloge 1., 7.2. ali 7.3., z izpolnjenimi vsemi zahtevanimi podatki (trajanje mobilnosti, vsebina aktivnosti…), podpisom odgovorne osebe s strani univerze gostiteljice ter njenim uradnim žigom (datum izdaje potrdila institucije gostiteljice mora biti vedno zadnji dan aktivnosti);
• original Erasmus+ obračun vseh stroškov za stroške, nastale v obdobju potrjene Erasmus+ mobilnosti, določenim v sporazumom o sofinanciranju (Priloga 5.), ki ga potrdi odgovorna oseba članice;
• kopijo obračunanega potnega naloga v skladu s slovensko zakonodajo (izpis iz FIPS, potrjen z žigom in podpisom osebe, ki odobri izplačilo), s kopijami vseh dokazil o nastanku (računi) in kopijami bančnih potrdil o nakazilih za namestitve in kotizacije (kot so izpisi UJP, izpis iz poslovnih kartic in potrdila o nakazilih, ki jih izvedejo udeleženci sami). Originalna dokazila se morajo hraniti na članici še najmanj 8 let po zaključku mobilnosti;
• udeleženci, ki v času mobilnosti niso imeli stroškov z nastanitvijo, pošljejo še original potrjene izjave o brezplačni nastanitvi v tujini (priloga 6.).

Nekaj mesecev po zaključku mobilnosti mora udeleženec poročati o izvedbi razširjanja in uporabi rezultatov mobilnosti pri nadaljnjem delu preko spletnega poročila, ki ga bodo udeleženci prejeli na svoj elektronski naslov.

Udeleženci morajo predložiti kopijo računa za nastanitev ali izjavo o brezplačni nastanitvi (priloga 6), sicer ima UM pravico, da zahteva vračilo odobrenih sredstev v celoti ali deloma.

Na podlagi tega razpisa je možno sofinancirati le stroške namestitve in potrdila o bančnem nakazilu, ki so bili plačani negotovinsko in za katere je predloženo dokazilo o nakazilu.

V primeru poti  z letalom je treba obvezno predložiti kopijo računa za letalsko karto in kopijo potrdila o vkrcanju na letalo »boarding pass«. V primeru poti z vlakom ali avtobusom je obvezno predložiti kopijo računa in kopijo vozovnice. V primeru poti z lastnim avtomobilom je treba predložiti potrdila, da je bila pot dejansko izvedena – kopije za plačila goriva, vinjet cestnin, tunelnin,  morebitne nočitve na poti in ostala potrdila, ki bodo dokazovala opravljeno pot.

V primeru, da se končnemu poročilu ne predloži nobeno zgoraj navedeno potrdilo iz katerega je razvidno, da je bila pot dejansko opravljena, se stroški poti ne morejo sofinancirati, če pa se za isto mobilnost ne priloži tudi kopija računa in dokazila o plačilu namestitve, sofinanciranje mobilnosti ni možno.

V primeru hkratne udeležbe mobilnosti dveh oz. več zaposlenih na isti instituciji je le eden upravičen do uveljavljanja potnih stroškov za potovanje z avtomobilom, razen ob predložitvi ustreznih dokazil, da poti ni bilo mogoče opraviti z enim avtomobilom.

V primeru, da udeleženec pred ali po zaključku Erasmus mobilnosti (obdobja, ki ga v potrdilu o izvedbi »Confirmation Letter« potrdi institucija gostiteljica) v tujini izvede še kakšne druge aktivnosti in se njegova pot v skladu z obračunanim potnim nalogom ne prične ali ne zaključi najkasneje v roku 2 dni pred ali po izvedbi Erasmus+ aktivnosti,  se lahko v Erasmus+ obračun stroškov vključijo (in na podlagi tega razpisa povrnejo oz. sofinancirajo)  le stroški poti, ki se izvede najkasneje v roku 2 dni pred oz. po zaključku aktivnosti Erasmus+. V primeru, da se pot v eno smer izvede v tem roku, v drugo pa ne, se lahko na podlagi tega razpisa sofinancira 1/2 dejanskih stroškov poti.

Najem vozila (rent-a-car) ni upravičen strošek.

Splošni pogoji za upravičenost stroškov so: biti morajo stroški, ki jih je upravičenec dejansko imel v obdobju izvajanja Erasmus+ aktivnosti; nastati morajo v povezavi z aktivnostmi v Mobility Agreement in biti potrebni za njihovo izvedbo; biti morajo določljivi in preverljivi, zlasti knjiženi v računovodskih izkazih članice v skladu z slovenskimi računovodskimi standardi in v skladu z običajnimi praksami stroškovnega računovodstva upravičenca; biti morajo skladni z nacionalnim davčnim in delovnim pravom ter pravom socialne varnosti, ki se uporabljajo, in biti morajo smotrni, utemeljeni in skladni z načelom dobrega finančnega poslovanja, zlasti glede gospodarnosti in učinkovitosti.

Najvišja možna višina skupnega sofinanciranja posamezne odobrene mobilnosti je omejena z maksimalnimi zneski dotacije za pot in dotacije za individualno podporo, določenih v točki 9 tega razpisa.

V primeru, da se po oddaji končnega poročila ugotovi, da so bili dejanski stroški realizirane mobilnosti nižji od določenih Erasmus+ maksimalnih zneskov dotacije za pot in za individualno podporo, se povrnejo dejanski stroški mobilnosti (z odštetim stroški, ki so bili morebiti financirani iz drugih virov).

Postopek povračila stroškov v primeru odpovedi (pred pričetkom) mobilnosti zaradi višje sile

Udeleženec, ki bo imel urejeno dokumentacijo (vključno z odobritvijo sofinanciranja s strani UM) za mobilnost v državo, v kateri bi bila v času prijave in sklenitve sporazuma o sofinanciranju fizična izvedba mobilnosti možna, in bi jo moral odpovedati pred dejanskim začetkom zaradi spremenjenih okoliščin v času, ko bi se morala mobilnost izvesti, je upravičen do nepovratnih sredstev do maksimalne višine stroška na enoto za pot, skladno z Erasmus sporazumom o sofinanciranju, le če je imel sklenjeno ustrezno celostno zavarovanje vseh plačanih stroškov za primer rizika odpovedi in kljub temu ni bilo mogoče odpovedati rezervacije oz. pridobiti vračila vseh plačanih stroškov poti. Do povračila so upravičeni tudi drugi realni stroški (kotizacija, že plačana namestitev ipd.), maksimalno do višine odobrene dotacije za individualno podporo, če je bil zahtevek za vračilo stroškov kljub sklenjenemu ustreznemu zavarovanju za primer rizika odpovedi zavrnjen. Upravičenost teh stroškov je odvisna od razpoložljivosti sredstev.

Udeleženec mora zagotoviti dokazila o višji sili ter o tem, da je bilo sklenjeno ustrezno celostno zavarovanje za povračilo stroškov za primer rizika odpovedi, ter da je bilo zahtevano povračilo, a je bilo zavrnjeno. Izdan voucher velja enako kot povračilo stroškov.

Ob predložitvi računov in dokazil o tem, da sta članica (ali udeleženec) sklenila ustrezno zavarovanje odpovedi in zahtevala povračilo plačanega zneska, a je bilo povračilo dela stroškov s strani prejemnika plačila zavrnjeno (in da ni bil izdan voucher), je treba na naslov UM poslati tudi dokazila o višji sili.

V primeru, ko so enake okoliščine obstajale že ob prijavi in sklenitvi sporazuma o Erasmus+ sofinanciranju, se ne more uveljavljati višja sila, saj v tem primeru ne gre za nepredvidljivo situacijo. V takem primeru zaradi kasnejše odpovedi ali virtualne izvedbe izmenjave udeleženci iz Erasmus zneska dotacij za pot in individualno podporo niso upravičeni do povračila morebiti že plačanih stroškov, ki jih ne bi mogli izterjati nazaj.